Staff Interview ฝ่ายธุรการ
ที่นี่เราปรับวัฒนธรรมองค์กรให้ทันสมัย ซันโค เอเชียเป็นสถานที่ของคนทุก Gen
เมธาวี เรือนเจริญสิน
เนื้อหางาน
ธุรการมีเนื้อหางานที่หลากหลาย แต่เราแบ่งหน้าที่กันในทีมตามความเหมาะสม
งานธุรการของที่นี่จะแบ่งออกเป็นสามส่วนหลักๆ คือธุรการการเงิน ธุรการบุคคล แล้วก็ธุรการทั่วไป โดยในส่วนของการเงินน้ำจะดูแลเรื่องเอกสารการเงินต่างๆ เช่น การเตรียมเอกสารเพื่อทำจ่ายตามรอบบิล ออกเอกสารเรียกเก็บเงิน เอกสารหัก ณ ที่จ่าย รวบรวมเอกสารการเงินทั้งหมดส่งให้เจ้าหน้าที่ตรวจเช็คทุกสิ้นเดือน ในส่วนของบุคคลจะคอยประสานงานกับเจ้าหน้าที่รัฐ ยื่นเรื่องขอวีซ่า ใบอนุญาตทำงาน ขึ้นทะเบียนผู้ประกันตนให้พนักงานต่างชาติ และถ้าในส่วนธุรการทั่วไปน้ำมีหน้าที่ดูแลข้าวของเครื่องใช้ในออฟฟิศ คอยนับสต็อกเครื่องเขียน ตรวจเช็คอุปกรณ์ต่างๆ ดูแลการเบิกใช้งาน ฯลฯ นี่เป็นเพียงเนื้อหางานในส่วนที่น้ำรับผิดชอบเป็นหลัก จริงๆ งานธุรการมีอะไรเยอะกว่านี้มาก แต่เราแบ่งหน้าที่กันในทีมตามความเหมาะสมค่ะ
ความท้าทาย
ตอนนี้เก่งขึ้น รับมือกับคนได้หลายรูปแบบ
เมื่อก่อนเรายังมีความกล้าๆ กลัวๆ
แต่ตอนนี้สบายมาก เราเก่งขึ้นแล้ว
ถ้าถามน้ำ ทุกอย่างที่ทำที่นี่คือความท้าทายค่ะ เพราะเราเริ่มทำงานที่นี่ตอนจบมาได้เพียงปีเดียว ประสบการณ์ยังน้อย งานก่อนหน้านี้ที่ทำไม่ค่อยมีอะไรให้รับผิดชอบมากนัก พอมาทำที่นี่แล้วเรามีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบมากขึ้น ขอบเขตงานที่ทำกว้างขึ้น เลยต้องเรียนรู้อยู่ตลอดเวลา หลายๆ อย่าง
เราไม่เคยมีความรู้มาก่อนเลย ทั้งการทำเอกสารการเงิน การติดต่อเจ้าหน้าที่รัฐ การขอวีซ่าใบอนุญาตทำงาน ข้อมูลทางกฎหมายบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับพนักงานและบริษัท เราได้รับข้อมูลเยอะมากในช่วงเวลาหนึ่งปีที่ผ่านมา เห็นโลกกว้างขึ้น ต้องเรียนรู้ทุกอย่างนี้ไปพร้อมๆ กับรับผิดชอบหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย เป็นทั้งความตื่นเต้นและท้าทายในเวลาเดียวกัน
แม้ว่าจะผ่านโปรมาแล้ว แต่เราก็ยังอยู่ในช่วงทดลองงานอยู่ ทดลองในที่นี้คือได้ลองทำดูเพื่อให้รู้ว่าเราเหมาะกับอะไร ชอบอะไร การทำงานของที่นี่ปรับเปลี่ยนได้เสมอเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี ที่เหมาะกับพนักงาน เราเองก็อยู่ในช่วงค้นหาตัวเอง โชคดีที่บริษัทเข้าใจและเปิดโอกาสให้เราลองทำหลายๆ อย่างแล้วแจ้งฟีดแบคให้หัวหน้าได้รับรู้เพื่อพัฒนารูปแบบและต่อยอดการทำงานที่เหมาะกับเรา
น้ำคิดว่าจนถึงตอนนี้ น้ำประสานงานได้เก่งขึ้น รับมือกับคนได้หลายรูปแบบ เพราะเรามีความจำเป็นต้องติดต่อกับทั้งเจ้าหน้าที่รัฐ พนักงานโรงแรม พ่อค้าแม่ขายตั้งแต่บริษัทชั้นนำไปจนถึงถึงตาสีตาสา
ในการติดต่อประสานงานครั้งหนึ่งก็ต้องเรียบเรียงเรื่องที่จะพูดให้ดี ใช้น้ำเสียงและระดับภาษาให้เหมาะสมกับผู้ฟัง เพื่อที่เขาจะได้รับสานส์ที่ถูกต้องและเข้าใจง่าย เมื่อก่อนเรายังมีความกล้าๆ กลัวๆ พูดผิดๆ ถูกๆ อยู่บ้าง แต่ตอนนี้สบายมาก เราเก่งขึ้นแล้ว
สภาพแวดล้อมในการทำงาน
อยากเรียนรู้งานตำแหน่งนี้ไปจนทะลุปรุโปร่ง จนถึงขั้นที่เราสามารถถ่ายทอดข้อมูลตรงนี้ไปให้คนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นอกจากเรื่องงานแล้ว เรื่องวัฒนธรรมก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่น้ำได้เรียนรู้เมื่อเข้ามาทำงานที่นี่ ถึงแม้ว่าตำแหน่งเราจะไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับการใช้ภาษาญี่ปุ่นโดยตรง แต่ก็ได้ซึมซับเรื่องการทักทาย การวางตัว แฟชั่น อาหารการกิน ไว้เป็นความรู้ติดตัว
อย่างไรก็ตาม ไม่ต้องกลัวว่าที่นี่จะอยู่กันแบบญี่ปุ่นจ๋า Salaryman ขนาดนั้นนะคะ เพราะบริษัทก็พยายามปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรให้ทันสมัยสอดคล้องกับโลกปัจจุบันอยู่เสมอ เพื่อที่จะได้เป็นที่ที่คนหลายๆ รุ่นปรับตัวให้เข้ากันได้
เป้าหมายในการทำงานคืออยากเรียนรู้งานตำแหน่งนี้ไปจนทะลุปรุโปร่งเลยค่ะ ไม่ว่าจะด้านไหน อยากเรียนรู้มันไปจนถึงขั้นที่เราสามารถถ่ายทอดข้อมูลตรงนี้ไปให้คนอื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ในวันที่อะไรไม่เป็นไปตามแผนก็ไม่รู้สึกกังวลเพราะเรารู้กลไกการทำงานของมันทุกอย่าง สามารถคิดหาแผนสำรองหรือหนทางแก้ไขได้โดยไม่ต้องเดือดร้อนใคร เพราะไม่เพียงตัวเองเราเองจะเก่งขึ้น ยังลดผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับบริษัทได้ด้วย
สภาพแวดล้อมที่นี่ค่อนข้างผ่อนคลายค่ะ ออฟฟิศมีขนมให้ทานทุกเดือน มีเพลงให้ฟังทุกวัน สามารถชมวิวใจกลางเมืองย่านพร้อมพงศ์ได้ตลอด มีกิจกรรมอย่างทริปบริษัท จับฉลากปีใหม่ กินเลี้ยงวันเกิด ทั้งยังมีการตกแต่งออฟฟิศตามเทศกาล เช่นฮาโลวีน คริสต์มาส สงกรานต์ สร้างบรรยากาศน่ารักๆ ให้รู้สึกกระชุ่มกระชวยเวลามาทำงาน